PANGKALPINANG, BERITA-FAKTA.COM — Rotasi pegawai di tubuh Kementerian Agama tak boleh menghentikan laju digitalisasi, apalagi menyisakan tumpukan surat elektronik tanpa tindak lanjut. Bergerak cepat menanggulangi potensi bottleneck administrasi pasca-pergeseran personel, Tim Arsiparis Kantor Kementerian Agama Kota Pangkalpinang menggelar pendampingan teknis intensif aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terpadu) pada Senin, 07 September 2026.
Pendampingan yang dipusatkan di Ruang Arsip Kankemenag Kota Pangkalpinang ini memfokuskan akselerasi kapasitas dua operator anyar di tingkat kecamatan, yakni Erniwati (Operator Srikandi KUA Kecamatan Gabek) dan Rudi Rosaldi (Operator Srikandi KUA Kecamatan Rangkui). Langkah proaktif ini ditempuh untuk memastikan transisi manajerial tidak mengganggu aliran dokumen dinas maupun mutu pelayanan publik kepada masyarakat.
Aplikasi Srikandi merupakan tulang punggung efisiensi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sekaligus pilar penopang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di lingkungan Kementerian Agama. Pergantian pengelola persuratan tanpa alih pengetahuan (transfer of knowledge) yang presisi berisiko memicu kendala teknis, seperti akumulasi verifikasi surat masuk, keterlambatan disposisi pimpinan, hingga kesalahan pengkategorian dokumen.
Guna mengantisipasi muatan masalah tersebut, materi pendampingan dirancang secara komprehensif. Pada tahap awal, para operator dibekali pemahaman mengenai restrukturisasi hak akses dan konfigurasi akun, yang meliputi pembaharuan profil, penyesuaian otorisasi akun, hingga validasi hak akses jabatan baru pada pangkalan data Srikandi.
Selanjutnya, pendampingan berfokus pada optimalisasi alur disposisi dan regulasi persuratan melalui pemetaan ulang alur pencatatan, verifikasi draf surat keluar, serta pemrosesan surat masuk agar proses disposisi oleh Kepala KUA dapat berjalan secara real-time. Tidak berhenti di situ, aspek penyusunan dan pemberkasan digital standar turut digembleng melalui pendisiplinan pengkodean Klasifikasi Arsip serta penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai regulasi Kementerian Agama, sehingga keamanan dokumen terjaga dan proses temu kembali arsip di masa depan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
Juwadi, salah satu Arsiparis Kantor Kemenag Kota Pangkalpinang yang memandu langsung jalannya Bimbingan Teknis ini, menegaskan bahwa pergeseran sumber daya manusia tidak boleh dijadikan alasan penurunan kinerja birokrasi.
“Mutasi atau rotasi jabatan adalah dinamika organisasi yang biasa, tetapi pelayanan publik dan tata kelola persuratan digital tidak boleh berhenti walau cuma sehari. Melalui pendampingan langsung ini, kami ingin memastikan operator baru di KUA Gabek dan KUA Rangkui tidak sekadar tahu cara membuka aplikasi, tetapi benar-benar mahir dan sigap mengelola alur dokumen. Kita ingin integritas arsip tetap terjaga, dan yang terpenting, masyarakat tidak dirugikan oleh kendala administratif,” tegas Juwadi
Melalui pendampingan intensif ini, Erniwati dan Rudi Rosaldi diproyeksikan langsung mampu mengoperasikan instrumen kearsipan digital secara mandiri dan akurat. Komitmen ini mempertegas langkah Kankemenag Kota Pangkalpinang dalam mengawal birokrasi modern yang transparan, akuntabel, dan bebas hambatan teknis hingga ke tingkat KUA. (Imelda)
